Aktualności

ROZEZNANIE RYNKU NR 1/ 2.16/2022/AKIE – przygotowanie, dostawa i serwowanie wyżywienia i napojów, zapewnienie sali szkoleniowej oraz noclegów i kolacji dla uczestników projektu

Posted Europartner-akie


Stowarzyszenie Europartner

Akademicki Klub

Integracji Europejskiej

Warszawska 44/1 (III p.),

15-077 Białystok

NIP 9661737736,

 

ROZEZNANIE RYNKU NR 1/ 2.16/2022/AKIE

 

W związku z realizacją projektu „Wzmocnienie potencjału instytucjonalnego i eksperckiego organizacji pozarządowych i partnerów społecznych w województwie podlaskim” nr POWR.02.16.00-00-0116/20, mającego na celu wzmocnienie potencjału instytucjonalnego i eksperckiego 12 organizacji pozarządowych i partnerów społecznych do prowadzenia monitoringu w zakresie tworzenia i stosowania przepisów prawa  regulującego obowiązki związane ze stosowaniem zasad dostępności, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu państwa, Oś Priorytetowa: II. Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie: 2.16 Usprawnienie procesu stanowienia prawa.

 

Miejsce publikacji ogłoszenia:

https://europartner-akie.pl/

 

I. Zamawiający:

Stowarzyszenie Europartner

Akademicki Klub

Integracji Europejskiej

Warszawska 44/1 (III p.),

15-077 Białystok

NIP 9661737736,

adres e-mail:  biuro.europartner@gmail.com

II. Tryb udzielenia zamówienia:

Postepowanie jest prowadzone zgodnie z zasadą rozeznania rynku, określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 o znaku MR/H 2014-2020/23(3)07/2017  z dnia 19 lipca 2017 r., tym samym nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2015 r. Nr 113, poz. 2164).

III. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, dostawa i serwowanie wyżywienia i napojów, zapewnienie sali szkoleniowej oraz noclegów i kolacji dla uczestników projektu w toku realizowanych zadań projektu w województwie podlaskim z podziałem na następujące części:

CZĘŚĆ 1: Świadczenie usługi  cateringowej dla uczestników projektu w toku realizowanych zadań projektu w województwie podlaskim w okresie wskazanym w części V zapytania, w którego zakres wchodzi:

  • Przerwa kawowa podczas 12 dniowych szkoleń ( przewiduje się w dni robocze jak i weekendy w godz. od 8.00-20.00 w zależności od możliwości organizacyjnych ), jednorazowo dla 24 osób.
  • Obiad podczas 12 dniowych szkoleń ( przewiduje się w dni robocze jak i weekendy w godz. od 8.00-20.00 w zależności od możliwości organizacyjnych ), jednorazowo dla 24 osób.

CZĘŚĆ 2: Wynajem sali na potrzeby organizacji szkoleń przewidzianych w projekcie w toku realizowanych zadań, w okresie wskazanym w części V zapytania, w którego zakres wchodzi:

  • Sala na potrzeby realizacji szkoleń ( przewiduje się w dni robocze jak i weekendy w godz. od 8.00-20.00 w zależności od możliwości organizacyjnych ), przewidzianych w projekcie podczas 12 dniowych spotkań w których weźmie udział 1 grupa 24 osobowa. Łącznie 96 godzin

CZĘŚĆ 3: Zakwaterowanie oraz kolacja dla uczestników szkoleń przewidzianych w projekcie w toku realizowanych zadań.

  • Nocleg + kolacja dla uczestników szkoleń (przewiduje się w dni robocze jak i weekendy w zależności od możliwości organizacyjnych), jednorazowo dla minimum 20 osób.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla wszystkich części zapytania:

  1. Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i serwowanie wyżywienia, salę szkoleniową, nocleg oraz kolację dla uczestników  projektu „Wzmocnienie potencjału instytucjonalnego i eksperckiego organizacji pozarządowych i partnerów społecznych w województwie podlaskim”
    1. obiad (drugie danie +napój) (CZĘŚĆ 1)
    2. serwis kawowy (kawa, herbata, woda, mleko, cukier, cytryna, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce) (CZĘŚĆ 1)
    3. sala szkoleniowa (wyposażenie na 24 osoby: stoły, krzesła, tablice flipchart lub tablice suchościeralne, bezprzewodowy dostęp do Internetu, dodatkowo zapewniony dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne) (CZĘŚĆ 2)
    4. nocleg (pokoje 2-osobowe, obiekt 3-gwiazdkowy bądź równoważny standardem w przypadku obiektu niehotelowego, śniadanie zapewnione w cenie pokoju, zapewniony dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne) (CZĘŚĆ 3)
    5. kolacja dla osób korzystających z noclegu (drugie danie +napój) (CZĘŚĆ 3)
  2. Termin realizacji zamówienia zawierać się będzie w okresie od 01.03.2021 roku do 04.2022 roku.
  3. Termin seminariów, dokładna liczba uczestników, wyżywienia będą każdorazowo ustalane na bieżąco z Wykonawcą/cami zgodnie z harmonogramem min. 5 dni przed danym wydarzeniem.
  4. Planowane zajęcia będą się odbywać pomiędzy godzinami w dni robocze oraz weekendy w godz pomiedzy 8.00- 18.00.
    UWAGA – Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany wstępnie zaplanowanych terminów w zależności od harmonogramu realizacji projektu.
  5. Szkolenia odbędą się w województwie podlaskim.
  6. Wykonawca zapewnieni odpowiednie urządzenia grzewcze w tym przedłużacze, kable niezbędne do ich podłączenia i do wykonania usługi cateringowej. (CZĘŚĆ 1)
  7. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania zasad jakości i estetyki podczas przygotowywania, dostarczania i serwowania posiłków i napojów oraz przestrzegania właściwych przepisów Państwowej Inspekcji Sanitarno-Epidemiologicznej. (CZĘŚĆ 1).
  8. Wykonawca zapewnia transport cateringu oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności. (CZĘŚĆ 1)
  9. Wykonawca zapewnia własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze itp) zgodnie z wymaganiami w menu.(CZĘŚĆ 1)
  10. Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską rozumianą jako działanie osoby lub osób odpowiedzialnych za rozmieszczenie potraw, uprzątnięcie naczyń i sprzętu po zakończeniu wydarzenia oraz wywiezienie śmieci pozostałych po posiłkach (CZĘŚĆ 1).
  11. Wykonawca deklaruje gotowość do realizacji wskazanych zadań w miejscu, terminach i wymiarze godzinowym uzgadnianych każdorazowo z Zamawiającym.
  12. Koszt dowozu cateringu musi być uwzględniony w cenie oferty.

Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

55520000-1  Usługi dostarczania posiłków  (CZĘŚĆ 1)
55300000-3  Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków (CZĘŚĆ 1 i 3)
55100000-1  Usługi hotelarskie (CZĘŚĆ 3)
70220000-9  Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne (CZĘŚĆ 2)

IV. Miejsce wykonania zamówienia:

Województwo podlaskie.

V. Termin wykonania zamówienia.

Dla wszystkich części: od 01.03.2022 r. do 30.04.2022 r.

UWAGA – Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany wstępnie zaplanowanych terminów ww. wsparcia w zależności od harmonogramu realizacji projektu zatwierdzanego przez Instytucję Zarządzającą oraz potrzeb Uczestników projektu.

Wykonawca deklaruje gotowość do realizacji wskazanych zadań w miejscu, terminach i wymiarze godzinowym uzgadnianych każdorazowo z Zamawiającym. Ostateczny termin zakończenia nastąpi w momencie udzielenia wsparcia wszystkim zaplanowanym uczestnikom projektu.

 

VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków dla wszystkich części zapytania.

6.1. Warunki udziału w postępowaniu.

  1. O realizację zamówienia mogą ubiegać się osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub osoby prawne, dysponujące potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (w celu wykazania spełnienia warunku należy przedłożyć wypełniony i podpisany załącznik nr 2).
  2. Wykonawcy używają wyłącznie produktów spełniających normy jakościowe produktów spożywczych, zgodnie z przepisami prawnymi w tym zakresie (w celu wykazania spełnienia warunku należy przedłożyć wypełniony i podpisany załącznik nr 2) – dot. CZĘŚCI 1 i 3.
  3. Wykonawcy kontrolują aktualność badań sanitarno– epidemiologicznych pracowników mających kontakt z przygotowaniem, wydawaniem i transportem posiłków (w celu wykazania spełnienia warunku należy przedłożyć wypełniony i podpisany załącznik nr 2) – dot. CZĘŚCI 1 i 3.
  4. Wykonawcy dysponują lokalem/obiektem przystosowanym architektoniczne do potrzeb osób z niepełnosprawnością w celu dostępności do obiektu oraz korzystania z sali szkoleniowej, restauracji i łazienki przez osoby poruszające się na wózkach inwalidzkich. W celu udokumentowania spełnienia niniejszego warunku należy złożyć oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 2– dot. CZĘŚCI 2.
  5. Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. W celu udokumentowania spełnienia niniejszego warunku należy złożyć oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 2.
  6. Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. W celu udokumentowania spełnienia niniejszego warunku należy złożyć oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 2.
  7. Wykonawca nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. W celu udokumentowania spełnienia niniejszego warunku należy złożyć oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 3.
  8. Niespełnienie warunków udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Oferta Wykonawcy wykluczonego zostanie odrzucona.

6.2. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania oraz dokonania oceny złożonej oferty.

Wykonawca wraz z ofertą (załącznikiem nr 1) składa następujące oświadczenia i dokumenty:

  1. oświadczenia dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu wymienionych w punkcie 6.1 zapytania – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
  2. oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych lub kapitałowych – załącznik nr 3 do zapytania ofertowego
  3. oświadczenie dotyczące klauzuli społecznej sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zapytania ofertowego.

VII. Wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia

    1. Niniejsze zamówienie nie może być udzielone osobom ani podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
      1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
      2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
      3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,W przypadku złożenia oferty przez osobę/podmiot spełniający przesłanki określone w punktach a-c, zostanie on wykluczony z postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona.
    2. W razie wątpliwości co do informacji zawartych w ofercie, Zamawiający wystąpi z żądaniem ich wyjaśnienia. Udzielone wyjaśnienia nie mogą powodować zmiany złożonej oferty.
    3. Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu poprzez niezłożenie dokumentów potwierdzających ich spełnienie lub z przedłożonych dokumentów wynika fakt istnienia podstaw do wykluczenia z postępowania.

 

VIII. Kryteria oceny ofert i sposób ich oceniania:

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierować następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach:

 CENA JEDNOSTKOWA BRUTTO – 100 %

KRYTERIUM

Cena (C) – 100% – oferta najkorzystniejsza cenowo (najtańsza) oferta otrzyma 100 pkt. Ilość punktów dla każdej ocenianej oferty w kryterium zostanie wyliczona według wzoru:

C  X 100 pkt.

gdzie:

C – liczba punktów oferty badanej za kryterium „cena”

Cmin – najniższa cena brutto oferty za wykonanie przedmiotu zamówienia wśród wszystkich nadesłanych ofert nie podlegających odrzuceniu

Cbad. – cena brutto oferty badanej za wykonanie przedmiotu zamówienia.

 

W Części 1 zapytania badana będzie łączna jednostkowa cena brutto przerwy kawowej i obiadu dla jednego uczestnika szkoleń.

W Części 2 zapytania badana będzie cena jednostkowa brutto za 1 dzień wynajmu sali.

 

  1. Opis sposobu przygotowania oferty:
    1. Wymagania podstawowe:
      1. oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w formie pisemnej (na komputerze lub odręcznie drukowanymi literami) w sposób czytelny i przejrzysty – według wzoru zawartego w FORMULARZU OFERTOWYM (Załącznik nr 1);
      2. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postepowania;
      3. do oferty muszą być załączone wszystkie dokumenty wymagane odpowiednimi postanowieniami rozeznania rynku oraz zgodne z przedstawionymi przez Zamawiającego wzorami – załącznikami.
    2. Cena:
      1. oferta powinna zawierać cenę jednostkową danego przedmiotu zamówienia, podaną w polskich złotych (PLN) w kwocie brutto. Cena brutto musi uwzględniać podatek VAT, którego obowiązek regulowania wynika z aktualnie obowiązujących przepisów.
    3. Tryb udzielania wyjaśnień do oferty.
      1. każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego zapytania ofertowego.
      2. osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego jest:PAWEŁ BACKIEL, tel. 85 732 02 58, email: biuro.europartner@gmail.com
    4. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę (z jedną ostateczną ceną), na każdą część zapytania ofertowego. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub wariantowe (w tym tzw. oferty wariantowej) – spowoduje odrzucenie ofert złożonych przez tego Wykonawcę.
    5. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.
    6. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę (wskazane, by była również opieczętowana) lub przez osobę(y) uprawnioną(e) oraz oznaczona co do nazwy i adresu Wykonawcy np. przez opatrzenie oferty pieczęcią firmową.
    7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
      1. Żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od oferentów na każdym etapie rozeznania,
      2. Unieważnienia postepowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postepowania bez wyboru oferty,
      3. Odrzucenia oferty z rażąco niską ceną,
      4. Odrzucenia ofert, których wartość przekroczy kwotę możliwą do zakontraktowania określoną we wniosku o dofinansowanie projektu (kwota wartości zamówienia).
    8. Zamawiający dopuszcza możliwość składania zamówień uzupełniających.
  2. Termin i miejsce składania ofert:
    Oferty należy składać za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: biuro.europartner@gmail.com , poczty tradycyjnej, kuriera lub też dostarczyć osobiście na adres biura projektu: ul. Warszawska 44/1 III piętro, 15-077 Białystok w terminie od dnia 17.02.2022 r. do dnia 23.02.2022 r. Oferty, które wpłyną po terminie wyznaczonym na składanie ofert nie będą rozpatrywane.
    Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 85 732 02 58 od poniedziałku do piątku w godz. 09:00-16:00.
    Osobą uprawnioną do kontaktu jest:
    Paweł Backiel – (85) 732-02-58, e-mail: biuro.europartner@gmail.com
  3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy
    Zamawiający nie przewiduje zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
  4. Termin związania ofertą
    Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu  rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
  5. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty
    O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi niezwłocznie wszystkich Oferentów, których Oferty zostały złożone w terminie i nie zostały wykluczone z postępowania.
    Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę spośród złożonych ofert.
  6. Pozostałe informacje
    Wykaz załączników:
  1. Wypełniony formularz ofertowy – Załącznik nr 1
  2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 2,
  3. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – Załącznik nr 3,
  4. Oświadczenie o spełnieniu kryterium klauzuli społecznej – Załącznik nr 4.